Am 17. Dezember 2013 sind die Verordnung über die Berufsausbildung zum Kaufmann für Büromanagement und zur Kauffrau für Büromanagement (BGBl. I S. 4125) sowie die dazugehörige Erprobungsverordnung für abweichende Ausbildungs- und Prüfungsbestimmungen im Bundesgesetzblatt (BGBl. I S. 4141) verkündet worden.

Zum 1. August 2014 löst der neue Ausbildungsberuf die bisherigen Büroberufe ab. Es gibt künftig keine Ausbildungen zum Kaufmann/Kauffrau für Bürokommunikation, zum Bürokaufmann/zur Bürokauffrau oder zum Fachangestellten für Bürokommunikation mehr. Für die Auszubildenden bringt das mehr Mobilität und eine Verbesserung der beruflichen Entwicklungschancen. Die Dimension der Neuordnung wird auch daran deutlich, dass sich gegenwärtig rund 84.000 junge Menschen in den drei Büroberufen in Ausbildung befinden. Hiervon bildet der öffentliche Dienst in erster Linie die 2.500 Fachangestellten für Bürokommunikation aus.

Für den öffentlichen Dienst ist anzumerken, dass der Verwaltungsfachangestellte „unangetastet“ und als eigenständiger Ausbildungsberuf bestehen bleibt.

Der neue Beruf

Die Ausbildung in dem neuen Beruf macht für die Anforderungen in der modernen Bürowelt fit. Ausgangspunkt war die Erkenntnis, dass sich die Bürotätigkeiten in großen, mittleren und kleinen Unternehmen und Dienststellen ähneln. Zudem nimmt auch im öffentlichen Dienst die Bedeutung kaufmännischer und betriebswirtschaftlicher Standards zu. In allen Bereichen rückt verstärkt das Denken und Handeln in Prozessen in den Fokus – und weniger die bis-herige Konzentration auf die Funktionen der einzelnen Beschäftigten.

Die künftigen Kaufleute für Büromanagement sollen eine qualifizierte, an Geschäfts- und Verwaltungsprozessen ausgerichtete kaufmännische Berufstätigkeit ausüben können. Dazu gehört das Planen, Durchführen und Kontrollieren auf dem Niveau einer integrierten Sachbearbeitung. Hinzukommt die Fähigkeit, im Team qualifiziert an Projekten mitzuarbeiten. Das setzt voraus, die Kunden- und Bürgerorientierung zu einem Schwerpunkt zu machen. Maßgebend wird es weiter sein, Kommunikations- und Organisationstechniken ebenso zu beherrschen wie eine Fremdsprache bei der Wahrnehmung von Fachaufgaben.

Die neue Ausbildung

In der dreijährigen Ausbildung werden allen Auszubildenden Pflichtqualifikationen und inte-grative Qualifikationen vermittelt; also alles, was ein Kaufmann oder eine Kauffrau im Büro braucht, unabhängig davon, ob er oder sie später in der freien Wirtschaft oder in der Verwaltung tätig wird.

Die Besonderheiten des öffentlichen Dienstes werden gewährleistet, indem in der Aus-bildungsordnung festgeschrieben ist: „Soweit es die Besonderheiten des öffentlichen Dienstes erfordern, sind den Ausbildungsinhalten des Ausbildungsrahmenplanes die entsprechenden fachspezifischen Begriffe oder Bezeichnungen, die im öffentlichen Dienst verwendet werden, zugrunde zu legen.“ Hinzukommt, dass durch die sogenannte dienstbegleitende Unterweisung im Umfang von 420 Stunden Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten, die nicht in allen Ausbildungsbetrieben des öffentlichen Dienstes vermittelt werden können, systematisch gelehrt und vertieft werden. Die dienstbegleitende Unterweisung wird inhaltlich und zeitlich mit dem Berufsschulunterricht abgestimmt. Und auch die zuständigen Stellen des öffentlichen Dienstes bleiben erhalten.

Für alle Kaufleute verbindliche grundlegende Qualifikationen sind berufsprofilgebende Kenntnisse, die sich auf die Bewältigung der Büro- und Geschäftsprozesse beziehen. Ebenfalls für alle Auszubildenden verbindlich ist das Erlernen der integrativen Qualifikationen, mit denen der Kontext des Ausbildungsbetriebes, der Arbeitsorganisation sowie der Information, Kommunikation und Kooperation erschlossen werden. Eine Schwerpunktbildung wird durch je zwei fünfmonatige Wahlqualifikationen ermöglicht. Ganz neu – und das ist einer von zwei Gründen, warum die Ausbildungsordnung zunächst bis zum 1. August 2020 befristet als sogenannte Erprobungsverordnung erlassen wird – ist die Möglichkeit, eine weitere Wahlqualifikation als Zusatzqualifikation wählen und prüfen zu lassen.

Nicht jede ausbildende Stelle muss alle Wahlqualifikationen anbieten. Auf den öffentlichen Dienst besonders zugeschnitten sind „Öffentliche Finanzwirtschaft“ sowie „Verwaltung und Recht“.

Die insgesamt zehn Wahlqualifikationen sind:

1. Auftragssteuerung und -koordination

2. Kaufmännische Steuerung und Kontrolle

3. Kaufmännische Abläufe in kleinen u. mittleren Unternehmen

4. Einkauf und Logistik

5. Marketing und Vertrieb

6. Personalwirtschaft

7. Assistenz und Sekretariat

8. Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement

9. Verwaltung und Recht

10. Öffentliche Finanzwirtschaft

Die gestreckte Abschlussprüfung

Neu ist – und dazu dient ebenfalls die Erprobungsverordnung – die Einführung der gestreckten Abschlussprüfung. Nach 18 Monaten werden in 120 Minuten schriftlich die in den ersten 15 Monaten vermittelten EDV-Kenntnisse anhand von Büro- und Beschaffungsprozessen abgeprüft. Das Ergebnis zählt zu 25 % für die Endnote, ist aber nicht relevant für das Be-stehen der gesamten Prüfung. Man kann also im ersten Teil der Abschlussprüfung durch-fallen, die Ausbildung trotzdem fortsetzen und den zum Bestehen erforderlichen Gesamt-notenschnitt durch bessere Leistungen im zweiten Teil der Prüfung wettmachen.

Am Ende der Ausbildung werden Kundenbeziehungsprozesse (30 %, 150 min) und Wirtschafts- und Sozialkunde (10%, 60 min) schriftlich geprüft. Zudem wird ein fallbezogenes Fachgespräch in einer der Wahlqualifikationen (35 %, 20 min) geführt. Der Prüfung einer der beiden Wahlqualifikationen liegt entweder ein dreiseitiger Report des Auszubildenden oder eine vom Prüfungsausschuss vorgelegte praxisbezogene Fachaufgabe zugrunde.

Keine Übergangsregelungen

Für die jetzigen Auszubildenden in den drei „alten Büroberufen“ ändert sich nichts. Mehrheitlich waren die Sachverständigen der Meinung, dass die neue Ausbildung mit gestreckter Abschlussprüfung und Wahlqualifikationen für einen Wechsel aus bereits begonnenen Ausbildungen nach den bisherigen Regelungen ungeeignet ist. Daher wird es keine Übergangsregelungen geben. Vor dem 1. August 2014 begonnene Ausbildungen müssen nach den bisherigen Regelungen beendet werden.

Der Weg zur Neuordnung

Die bisherigen Büroberufe sind Anfang der Neunziger Jahre zuletzt angepasst worden. Bereits in den ersten Jahren des neuen Jahrtausends ist deutlich geworden, dass die rasante Entwicklung der Arbeitswelt auch vor den Büros nicht halt macht. Arbeitnehmer und Arbeitgeber sind damals in erste Sondierungen eingestiegen, wie die Büroberufe der freien Wirtschaft fit für die Zukunft gemacht werden können.

Der öffentliche Dienst hat bei diesen ersten Überlegungen – auch wenn der Anpassungsbedarf in den Verwaltungen genau so groß war – angesichts der im Vergleich geringen Aus-bildungszahlen noch keine Rolle gespielt. Das hat auch daran gelegen, dass die Arbeitgeber der Privatwirtschaft dafür geworben haben, einen nur zweijährigen Ausbildungsberuf zu schaffen. Das haben – zunächst für die Privatwirtschaft – die Gewerkschaften des DGB (in erster Linie IG Metall und ver.di) kategorisch abgelehnt. Im weiteren Verlauf ist die Idee aufgekommen, die im öffentlichen Dienst ausgebildeten Fachangestellten für Bürokommunikation in eine etwaige Neuordnung und Zusammenführung aller drei Büroberufe mit einzubeziehen. Es bestand hier von Anfang an Einigkeit zwischen den Arbeitgebern in Bund, Ländern und Kommunen sowie den Gewerkschaften, dass eine verkürzte Ausbildung für die Ver-waltungen nicht in Frage kommt.

Nachdem die Idee einer verkürzten Ausbildung endgültig verworfen worden war, haben die Sozialpartner im Sommer 2011 die sogenannten Eckwerte der neuen Ausbildung festgelegt. In der Zeit von März 2012 bis April 2013 erarbeiteten die Sachverständigen der Arbeitgeber und Arbeitnehmer unter Leitung des Bundesinstituts für Berufsbildung den Ausbildungsrahmenplan. Für den dbb beamtenbund und tarifunion hat Anna Diegeler-Mai (Verband der Beschäftigten der obersten und oberen Bundesbehörden, VBOB) als ordentliches Mitglied des Sachverständigengremiums an der Erarbeitung mitgewirkt. Ihr oblag es – gemeinsam mit den Kolleginnen und Kollegen von ver.di – für die Belange des öffentlichen Dienstes einzutreten. Das war angesichts des geringen Anteils an Ausbildungsplätzen in den Verwalt-ungen im Vergleich zu denen in der freien Wirtschaft kein leichtes Unterfangen, ist aber gelungen.

Parallel haben die Experten der Kultusministerkonferenz (KMK), namentlich Berufsschullehrkräfte, den Rahmenlehrplan für die Berufsschulen entwickelt, der am 27. September 2013 von der KMK beschlossen worden ist.

In der verbleibenden Zeit bis zum neuen Lehrjahr wird es darauf ankommen, die künftigen Auszubildenden, die Betriebe und Verwaltungen sowie die Berufsschulen mit dem neuen Ausbildungsberuf vertraut zu machen.

» Anlage 1: Erprobungsverordnung

» Anlage 2: Verordnung über die Berufsausbildung

» Anlage 3: Rahmenlehrplan für die Berufsschule